材料、設備費用的支付管理流程
確保有計劃、有組織、及時準確向供應商付款,減少違約行為;杜絕錯付、超付,不產生遺留問題,特制定本流程:
一、簽訂有買賣合同的材料、設備款支付方式
1、支付申請
用款所在項目負責人須填寫《付款申請單》(附一),注明款項的用途、金額、收款單位、支付方式、買賣合同編號等,并在付款申請單后面附上附件,附件包括:發票等相關復印件,如無發票的,須附上合同。
附件發票須是稅務機關開具的正規發票,開票單位和簽訂單位一致,合同項目一致,付款金額、內容符合合同主體條件。所有附件須遵循真實性原則,符合相關規定要求。
2、支付審批
《付款申請單》和附件需分管領導的審核認定,在審核認定中,審核人員須遵循下列幾點:
(1) 核實該付款事項的真實性,對不符合規定的付款拒絕批準;
(2) 對有涂改現象的發票一律不審批;
(3) 對超過審核權限范圍的付款事項審核后轉上一級審核人審
批;
(4) 對不符合規定的付款拒絕批準。
(5) 《付款申請單》批準后,復印二份,一份項目部留存,一
份交集團公司檔案室附于合同后面;原件交財務核算中心。
3、辦理支付
用款經辦人員將相關資料準備齊全、簽字齊全后,交到財務核算中心,財務核算中心開始辦理支付事項,并根據《付款申請單》計入相關工程項目成本。
財務核算中心將支付憑證分別復印交項目負責人、分管領導存檔。
4、資料歸檔
每一份買賣合同款項付清后,分管領導應將每次的《付款申請單》、支付憑證、發票復印件、承諾書等相關資料交辦公室存入該合同檔案中,辦公室審核后對該合同銷號,并歸檔。
二、無買賣合同的大額材料、設備款支付方式
無買賣合同的大額材料、設備款超過5000元,由項目負責人填寫《付款申請單》,注明款項的用途、金額、收款單位、支付方式等,并在付款申請單后面附上附件,附件包括:該項目的履行情況、情況說明等。
(1)能根據《付款申請單》上的金額開具發票的,由項目負責人負責開具;開具好的發票,項目負責人在發票的后面簽字;發票的開具須是稅務機關開具的正規發票,開票單位和收款單位一致。
(2)不能根據《付款申請單》上的金額開具發票的,由項目負責人根據實際情況寫“情況說明”;并作為《付款申請單》的附件。
2、支付審批
《付款申請單》和附件需相關領導的審核認定,在審核認定中,審核人員須遵循下列幾點:
(1)核實該付款事項的真實性,對不符合規定的付款拒絕批準;
(2)對有涂改現象的發票一律不審批;
(3) 對超過核權限范圍的付款事項審核后轉上一級審核人審
批;
(4) 對不符合規定的付款拒絕批準。
《付款申請單》批準后,復印一份,項目部留存;原件交財務核算中心。
3、辦理支付
用款經辦人員將相關資料準備齊備、簽字齊全后,交到財務核算中心,財務核算中心開始辦理支付事項,并根據《付款申請單》計入相關工程項目成本。
財務核算中心將支付憑證分別復印交項目負責人、分管領導存檔。
三、零星材料、設備款支付、報銷方式:
1、零星材料、設備款不超過5000元,由項目負責人于每月25日前根據各個項目分別匯總,填制《費用報銷單》。
(1)《費用報銷單》上的金額能開具發票的,由項目負責人負責開具,并粘貼于費用報銷單后面;
(2)《費用報銷單》上的金額不能開具發票的,由項目負責人把購買相關材料的憑據粘貼于費用報銷單后面;
2、項目負責人根據填制好的《費用報銷單》報上級領導審核、簽字;
3、項目負責人憑審批好的《費用報銷單》報銷,出納根據《費用報銷單》上的金額支付,并計入相關工程項目成本。
附:《付款申請單》
《承諾書》
編號:標管20180004號,從2018年4月1日起實施。
付款申請單
申請日期: 年 月 日
申請人: | 所屬項目 | |||||
款項用途: | 發票: | □有 □無 | ||||
金 額: | 人民幣(大寫): | ¥ | ||||
支付方式: | □銀行轉賬 □現金 □支票 ,□承兌匯票 □其它 | |||||
收款單位: | ||||||
收款單位稅號: | ||||||
收款單位開戶行: | ||||||
收款單位賬號: | ||||||
收款單位地址: | ||||||
收款單位電話: | ||||||
收款單位聯系人: | ||||||
合 同: | □有 □無 | 合同款項累計支付情況: |
申請人: 分管領導審核: 財務負責人:
承 諾 書
上海長浩工程建設集團有限公司
我承包的 項目,因材料采購需要與 簽訂的采購合同,現材料款已全部付清,施工期間該合同單位所有與項目相關聯的債權債務均處理完畢,如將來一旦出現項目上有未處理完畢的債務糾紛,均由我本人承擔,造成上海長浩工程建設集團有限公司損失的,同意按損失額的1.5倍賠償。
特此承諾。
承諾人:
身份證號碼:
日期: